Una nueva plataforma de ventas: el poder de la colaboración entre el equipo de ventas y la oficina de gestión de proyectos

Mi último artículo se centraba en el poder de la colaboración de proveedores y clientes, y en él se resaltaba una situación muy concreta de un cliente que necesitaba un nivel excepcional de colaboración de los clientes y proveedores de servicios lingüísticos para mantener la relación empresarial. Este nivel de colaboración de los clientes solo es posible cuando existe un elevado nivel de colaboración entre todos los empleados del proveedor de servicios lingüísticos, especialmente entre los gestores de proyectos y el personal de ventas. Observo que la importancia de la colaboración entre departamentos no deja de aumentar. Los clientes tienen cada vez menos tiempo para solucionar sus problemas empresariales críticos, por lo que la colaboración entre los gestores de proyectos y el personal de ventas se convertirá en uno de los factores críticos en el desarrollo de soluciones atractivas para ganar clientes y retenerlos.

Esto no quiere decir que la tensión entre los dos departamentos desaparecerá. Cada uno tiene una función diferente: hacer promesas frente a cumplir promesas. Una tensión sana hace que ambas organizaciones sigan siendo «honestas» y tengan los pies en la tierra. Cuando se gestiona bien, esta tensión tiene el poder de hacer avanzar la empresa, en lugar de reprimir la creatividad y el crecimiento. Aunque los vendedores y gestores de proyectos tienen la responsabilidad de trabajar bien juntos, el equipo directivo tiene un papel crucial a la hora de crear un entorno en el que la colaboración entre departamentos sea elevada y no derive en los conflictos y la falta de confianza que vemos a veces.

¿Qué puede hacer el equipo directivo para fomentar la colaboración?

Primero, el equipo directivo debe fomentar la paridad entre las organizaciones de ventas y de gestión de proyectos. El equilibrio entre hacer promesas y cumplir promesas, el optimismo del equipo de ventas y el pesimismo del equipo de producción, hace que una empresa esté en buen estado si se equilibran estos extremos opuestos del espectro y se promueve la expresión de diferentes puntos de vista. Un exceso de poder en uno de los bandos puede ralentizar o anular el crecimiento. La falta de flexibilidad y el conservadurismo de la oficina de gestión de proyectos pueden dificultar el crecimiento de una empresa tanto como las promesas imposibles realizadas por el equipo de ventas.

En segundo lugar, el equipo directivo debería asegurarse de que los objetivos e incentivos de cada grupo estén sincronizados, y no en conflicto. Suena fácil pero, en la práctica, no siempre es así. Por ejemplo, incentivar las ventas para ganar nuevos clientes (casi) a cualquier coste, penalizando duramente al mismo tiempo a la oficina de gestión de proyectos por no cumplir los objetivos de rentabilidad, fomentará el conflicto en lugar de la cooperación. Más de un proyecto se ha perdido debido al uso de este modelo. Del mismo modo, ofrecer al equipo de ventas pocas indicaciones sobre qué clientes ir a buscar puede llevarlos a conseguir proyectos que no sean adecuados a las capacidades de producción. Las promesas realizadas por el equipo de ventas pueden ser inalcanzables, lo que lleva al «abandono y agotamiento» de los clientes. Por el contrario, un enfoque demasiado entusiasta en los márgenes de los proyectos puede destruir la capacidad de una empresa para adquirir experiencia y tecnología nuevas que ampliarían su oferta de servicios, forzando al equipo de ventas a abandonar oportunidades viables. En cualquier caso, pronto se generará falta de confianza entre las dos organizaciones y cada una promocionará su agenda y su punto de vista propios, reduciendo así la capacidad de la empresa para crecer.

La formación interdepartamental puede ayudar bastante a fomentar la colaboración, ayudando a dejar a un lado los estereotipos que tiene cada departamento sobre el otro. Poner a los gestores de proyectos delante de los clientes les ayudará a entender que el trabajo de ventas no es ninguna bicoca, con grandes cuentas de gastos y mucha diversión. Hacer nuevos clientes, especialmente en el difícil mercado actual, no es tarea fácil. Por el contrario, poner a los vendedores a observar el trabajo de los gestores de proyectos e incluso ayudarles a llevar a cabo algún proyecto puede responder a la antigua pregunta de «cómo puede ser tan difícil» entregar un proyecto. Organizar a los traductores y al resto de recursos puede parecer fácil pero, en realidad, puede ser una pesadilla. La comprensión y el respeto mutuos llevan a la cooperación.

El equipo directivo debe incentivar y fomentar la comunicación entre departamentos. Parece obvio que hacer que los dos grupos se reúnan de vez en cuando ayudaría a fomentar la comunicación pero, en mi experiencia, muchas organizaciones parecen olvidarlo. La creación de grupos de trabajo interdepartamentales para varias iniciativas de la empresa también puede servir como ejercicio de fomento del espíritu de equipo para superar las tensiones y desconfianzas entre departamentos. Solo mediante una comunicación eficaz se puede llegar a una compresión mutua.

Ventajas de la colaboración

Una de las mayores ventajas de la colaboración entre empleados de ventas y gestores de proyectos es desarrollar soluciones más valiosas para los clientes. A menudo, los vendedores carecen de los conocimientos técnicos necesarios para desarrollar las soluciones atractivas que demandan los clientes actuales. Los empleados de producción a menudo carecen de conocimientos empresariales y del mercado para entender los resultados que obtienen los clientes de los servicios de traducción. La combinación de estos grupos de conocimiento puede generar soluciones creativas que diferenciarán a tu empresa de otros proveedores de servicios y atraerán a más clientes.

Un alto nivel de cooperación entre el equipo de ventas y la oficina de gestión de proyectos dará lugar a más proyectos rentables. El equipo de ventas negociará mejor, porque tendrá más fe en las cifras que les facilite el equipo de producción y las comprenderá mejor. En otras palabras, será capaz de justificar mejor su solución al cliente. El equipo de gestión de proyectos estará contento, porque sentirá menos presión por cumplir objetivos de rentabilidad y se evitará la tentación de escatimar recursos para conseguirlos. El mayor número de proyectos satisfactorios aumentará la rentabilidad, además de hacer que sigan volviendo los clientes de largo recorrido.

Como ya expuse en mi artículo anterior, una sólida colaboración entre los empleados de ventas y los gestores de proyectos puede ser una fuerza de cambio positiva en una empresa de servicios lingüísticos. Cuando se eliminan las barreras a la colaboración, las personas se centran más en desarrollar soluciones para los clientes y menos en promover las respectivas agendas de sus departamentos. En lugar de pelearse por si se compra una nueva herramienta para satisfacer los requisitos de un cliente, por ejemplo, y quién va a pagarla, los empleados de ventas y gestores de proyectos trabajarán juntos para justificar el gasto al equipo directivo, centrándose en los beneficios para el cliente y la empresa de servicios lingüísticos, y no en sus propias prioridades individuales.

Dado que un equipo colaborativo está en armonía con las demandas de los clientes, se pueden desarrollar soluciones creativas que de otro modo no se habrían conseguido. Los equipos interdepartamentales propondrán nuevas ideas al equipo directivo que podrían tener un impacto profundo en la dirección de la empresa, en cómo se producen los proyectos y qué servicios (a veces nuevos) se prestan. Esto podría garantizar el futuro de la empresa.

Conclusión

Los equipos de ventas y gestión de proyectos se necesitan más que nunca para prosperar en el competitivo entorno actual: los vendedores necesitan experiencia técnica y de procesos de gestión de proyectos para diferenciar su empresa ante los clientes y los gestores de proyectos necesitan la información que proporcionan los vendedores sobre los problemas, objetivos y criterios de compra de los clientes y la alineación de las soluciones del proveedor de servicios lingüísticos con estos. Es responsabilidad del equipo directivo fomentar un entorno en que los empleados de ventas y gestores de proyectos puedan unir sus respectivos puntos fuertes para beneficio de los clientes y para garantizar el futuro de la empresa.