Eine neue Vertriebsplattform: Die Bedeutung der Zusammenarbeit von Vertrieb und Projektmanagement

In meinem letzten Artikel ging es um die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen Dienstleistern und Kunden. Dabei wurde eine sehr spezifische Situation hervorgehoben, die ein außergewöhnliches Maß an Zusammenarbeit zwischen Sprachdienstleister und Kunden erforderte, um die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Diese Ebene der Kundenzusammenarbeit ist nur möglich, wenn alle Mitarbeiter:innen eines Sprachdienstleisters, insbesondere im Vertrieb und Projektmanagement, eng miteinander kooperieren. Ich bin davon überzeugt, dass die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auch weiterhin an Bedeutung gewinnen wird. Da Kunden immer weniger Zeit haben, um geschäftliche Herausforderungen zu überwinden, wird die Zusammenarbeit von Vertrieb und Projektmanagement zu einem der entscheidendsten Faktoren für die Entwicklung überzeugender Lösungen. Sie ist unverzichtbar, um Kunden zu gewinnen und zu binden.

Das heißt nicht, dass es keine Spannungen zwischen den beiden Abteilungen geben wird. Jede spielt eine andere Rolle: Eine verspricht etwas, die andere muss es halten. Gesunde Spannungen helfen beiden Bereichen, „fair“ und realistisch zu bleiben. Wenn diese Beziehung gut gepflegt wird, kann sie das Unternehmen vorantreiben, anstatt Kreativität und Wachstum zu bremsen. Während Vertriebsmitarbeiter:innen und Projektmanager:innen selbst für gute Arbeitsbeziehungen verantwortlich sind, spielt auch die Geschäftsleitung eine entscheidende Rolle. Sie kann ein Umfeld schaffen, in dem die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit hoch ist und das keine Konflikte und kein Misstrauen aufkommen lässt.

Was kann das Management also konkret tun, um die Zusammenarbeit zu fördern?

Erstens sollte die Arbeit der Vertriebs- und Projektmanagement-Abteilungen aufeinander abgestimmt werden. Es muss ein Gleichgewicht zwischen Versprechen und Einhaltung, Vertriebsoptimismus und Produktionspessimismus herrschen. Das Unternehmen profitiert, wenn diese Gegensätze abgewogen und verschiedene Sichtweisen gefördert werden. Wer sich zu stark nur auf eine der beiden Seiten konzentriert, riskiert ein geringeres Wachstum. Inflexibilität und Konservatismus auf Seiten des Projektmanagements können den Unternehmenserfolg genauso deutlich beeinträchtigen wie Versprechen des Vertriebs, die nicht umsetzbar sind.

Zweitens sollte das Management sicherstellen, dass die Ziele und Anreize jeder Gruppe aufeinander abgestimmt werden und sich nicht widersprechen. Das klingt einfach, aber in der Praxis ist dies nicht immer der Fall. Wenn beispielsweise der Vertrieb dazu angespornt wird, neue Aufträge zu (fast) jedem Preis zu gewinnen, während gleichzeitig das Projektmanagement stark dafür bestraft wird, dass es die Rentabilitätsziele nicht erreicht, sind Konflikte vorprogrammiert. Durch diese Vorgehensweise werden häufig Aufträge verloren. Wenn dem Vertrieb zudem im Hinblick auf die Kundengewinnung nur eine vage Richtung vorgegeben wird, könnten Aufträge gewonnen werden, die für die Produktionskapazitäten ungeeignet sind. Versprechen des Vertriebs können auf diese Weise eventuell nicht eingehalten werden, und Kunden wenden sich in der Folge möglicherweise anderen Dienstleistern zu. Umgekehrt kann eine übermäßige Fokussierung auf Projektmargen die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, neue Fachkenntnisse und Technologien zur Angebotserweiterung zu erwerben. Dadurch würde der Vertrieb dazu gezwungen werden, rentable Chancen aufzugeben. In beiden Fällen wird sich bald Misstrauen zwischen den Abteilungen entwickeln, die jeweils ihre eigenen Ziele und ihren eigenen Standpunkt verfolgen. Dies kann wiederum das Unternehmenswachstum beeinträchtigen.

Abteilungsübergreifende Schulungen können einen großen Beitrag zur Förderung der Zusammenarbeit leisten, indem sie die stereotype Vorstellung von anderen Abteilungen überwinden. Wenn Sie Projektmanager:innen in den Kundenkontakt einführen, werden sie besser verstehen, dass der Vertrieb kein leichter Job ist, in dem es nur um und große Aufwandskonten geht. Kunden zu gewinnen ist insbesondere im heutigen hart umkämpften Markt keine leichte Aufgabe. Umgekehrt erübrigt sich die typische Frage „Wie schwer kann es schon sein, ein Projekt zu liefern?“, wenn Vertriebsmitarbeiter:innen Einblick in die Arbeit des Projektmanagements erhalten oder sogar bei der Durchführung eines Projekts helfen. Die Koordination von Übersetzer:innen und verschiedenen anderen Ressourcen klingt zwar leicht, ist aber in Wirklichkeit alles andere als einfach. Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Verständnis und Respekt.

Die abteilungsübergreifende Kommunikation sollte daher von der Geschäftsleitung gefördert werden. Es scheint offensichtlich, dass gelegentliche Treffen der beiden Gruppen die Kommunikation fördern würden, doch meiner Erfahrung nach gerät dies in vielen Unternehmen in Vergessenheit. Abteilungsübergreifende Task Forces für verschiedene Unternehmensinitiativen können auch als Teambuilding-Maßnahme genutzt werden, um Spannungen und Misstrauen zu überwinden. Nur durch eine effektive Kommunikation kann gegenseitiges Verständnis entstehen.

Die Vorteile der Zusammenarbeit

Einer der größten Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Projektmanagement ist die Entwicklung von wettbewerbsfähigeren Lösungen für Kunden. Vertriebsmitarbeiter:innen fehlt oft das technische Wissen, um überzeugende Lösungen zu entwickeln, die den aktuellen Anforderungen von Kunden entsprechen. Produktionsmitarbeiter:innen fehlt oft das marktbezogene und unternehmerische Know-how, um die Ergebnisse zu verstehen, die sich für Kunden durch Übersetzungsdienstleistungen ergeben. Die Kombination dieser Wissensschätze kann zu kreativen Lösungen führen, mit denen sich Ihr Unternehmen von anderen Dienstleistern abheben und neue Einnahmequellen erschließen kann.

Eine gute Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Projektmanagement wird zu erfolgreicheren Projekten führen. Der Vertrieb wird besser verhandeln, da er mehr Vertrauen in die von der Produktion bereitgestellten Zahlen hat und diese besser versteht. Mit anderen Worten: Er wird in der Lage sein, die dem Kunden empfohlene Lösung besser zu begründen. Das Projektmanagement wird ebenfalls zufrieden sein, da es weniger unter Druck steht, Rentabilitätsziele zu erreichen. Dadurch schwindet auch die Versuchung, an verschiedenen Enden Einsparungen zu erzielen. Erfolgreichere Projekte führen zu einer höheren Rentabilität sowie zu mehr Nachfolgeaufträgen von Bestandskunden.

Wie in meinem vorherigen Artikel erwähnt, kann eine gute Zusammenarbeit von Vertrieb und Projektmanagement eine treibende Kraft für bleibende Veränderungen bei einem Sprachdienstleister sein. Wenn Hindernisse für die Zusammenarbeit überwunden werden, konzentrieren sich die Mitarbeiter:innen stärker auf die Entwicklung von Kundenlösungen und weniger auf die Förderung ihrer jeweiligen Ziele. Anstatt sich beispielsweise darüber zu streiten, ob ein neues Tool erworben werden soll, um die Anforderungen eines Kunden zu erfüllen (und wer dafür zahlt), arbeiten Vertrieb und Projektmanagement zusammen, um die Ausgaben gegenüber der Geschäftsleitung zu begründen. Sie konzentrieren sich dabei auf die Vorteile für den Kunden und den Sprachdienstleister und nicht auf ihre eigenen Ziele.

Da das Team auf die Kundenanforderungen abgestimmt ist, können kreative Lösungen entwickelt werden, wo es sonst nicht möglich gewesen wäre. Abteilungsübergreifende Teams werden dem Management neue Ideen vorschlagen, die einen tiefgreifenden Einfluss auf die Richtung des Unternehmens haben. Sie können z. B. verändern, wie Projekte durchgeführt werden und welche (manchmal neuen) Dienstleistungen erbracht werden. Damit könnten sie die Zukunft des Unternehmens sichern!

Fazit

Vertrieb und Projektmanagement müssen enger denn je zusammenarbeiten, um in der heutigen Wettbewerbslandschaft erfolgreich zu sein: Vertriebsmitarbeiter:innen benötigen technisches und prozessbezogenes Wissen über das Projektmanagement, um ihr Unternehmen aus Sicht der Kunden hervorzuheben. Projektmanager:innen dagegen benötigen Vertriebseinblicke in Bezug auf Kundenprobleme, Ziele und Kaufkriterien, um die Lösungen des Sprachdienstleisters auf diese Aspekte abstimmen zu können. Es ist Sache der Geschäftsleitung, ein Umfeld zu schaffen, in dem Vertrieb und Projektmanagement ihre jeweiligen Stärken bündeln, um Kundenanforderungen zu erfüllen und die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern.