在本博文第一部分中（若您尚未读过，可由此访问）中，我探讨了语言服务提供商的译员和项目经理遇到的一些文件处理的常见挑战。这还包括一些一般性文件准备建议，您可轻松与客户分享，快速简化翻译流程的这一阶段。
立即阅读“语言服务提供商可与客户分享的文件准备重要建议”第 1 部分 →
除了我提供的一般建议外，处理特定文件类型时还需要了解以下实用技巧。
如何处理 CMS 内容
通过桌面排版应用程序处理文件的建议
从 InDesign 和 QuarkXPress 等桌面排版软件接收文件时，我建议采用以下最佳实践：
- 利用层级将翻译文本与不可翻译文本分开。
- 利用内置表编辑器而不是标签页来创建表。留足表标题扩展空间。
- 避免创建多语言文档（每种语言一层），因为这会导致文档的文件大小更大，在速度较低的电脑上更难处理。而且最重要的是，若您希望将这种文档翻译成多种语言，只能依次翻译，也就是说，一种语言接一种语言翻译；您无法将同一文档同时轻松发给多位译员翻译，然后再将所有译本合并成同一文件。在那种情况下，每种语言一个文档更加容易。
通过 Microsoft Office 应用程序处理文件的建议
- 避免表单元格里的长文本块 - Excel 中的表单元格每格限制 32767 个字符。
- 使用 MS Word 或 PowerPoint 时，利用样式或隐藏文本特征将翻译文本与不可翻译文本分开。对于 Excel 文档，始终要告诉译员哪些行/列的文本要翻译，而哪些行/列的文本不用翻译。请勿折叠或隐藏想要翻译的列或行，因为这些不能导入翻译编辑器中。
- 使用宏时，避免可翻译文本硬编码到 VBA 代码中。
- 最好先接受所有追踪修订，再处理文档进行翻译。
- 避免使用陈旧的二进制文件格式（DOC、XLS 和 PPT），而是使用与之相当的现代格式（DOCX、XLSX、PPTX）。
- 尽可能避免使用 Microsoft Publisher，而是使用 InDesign（或 QuarkXPress），因为目前没有适用于 MS Publisher 的可靠文件类型筛选器，翻译这样的文档通常后处理工作十分繁重。
参加我们的网络研讨会系列，了解如何简化文件准备
如果您想提高准备不同类型文件（包括自定义文件类型）的技能，今年 9 月，我将以客座讲师身份出席 SDL 关于助力语言服务提供商的文件处理网络研讨会系列，敬请关注。了解关于如何在翻译前设定文件格式、创建自定义文件类型等的最佳实践。
